با استفاده از سیستم مدیریت مستندات الکترونیک می‌توان طبقه‌بندی‌های متنوعی برای اطلاعات و اسناد تعریف نمود و از تولید نسخ اضافی و تعدد بایگانی‌ها و طبعاً نیروی انسانی درگیر این امور کاهش داد.

با مدیریت متمرکز در طبقه‌بندی و استخراج مفاهیم و کلمات کلیدی و ثبت آن‌ها در سیستم، در کنار ثبت تصاویر یا اصل فایل اسناد، می‌توان مطمئن بود که در صورت جستجوی یک موضوع، کلیه اسناد و سوابق مربوط به آن استخراج خواهد شد و نتایج جستجو کامل و دقیق خواهد بود.

فایل تولید یا تصویر اسناد، با مدیریت متمرکز در گردش اسناد داخل شبکه جابجا می‌شود و زمان‌های بررسی و گردش کار آن ثبت‌شده و کنترل عملکرد افراد نیز به سهولت ممکن خواهد بود.
در این مسیر آخرین وضعیت سند در هر زمان و هر نقطه قابل‌پیگیری است.

سیستم‌های رایانه‌ای با برخورداری از کنترل‌های امنیتی در چندلایه، کلیه عملیات انجام‌شده روی مستندات را ثبت کرده و بر اساس نام و سطوح دسترسی تعیین‌شده برای هر کاربر، کنترل و پیگیری‌های لازم را میسر می‌نمایند.

در سیستم مدیریت مستندات الکترونیک، می‌توان بر اساس انواع اطلاعات ثبت‌شده، مستندات موردنظر را از مکان‌های مختلف با سرعت‌ بالا جستجو نمود و با استفاده از نتایج جستجو به‌تمامی مسائل پیرامون یک مطلب را دست‌یافت.

با استفاده سیستم مدیریت اسناد می‌توان به‌صورت تیمى روى تولید و توسعه یک مستند اقدام نمود. در این حالت سیستم با مکانیزه‌های Check In\Check Out کنترل کار هم‌زمان افراد را برعهده‌گرفته و نسخ مختلف با استفاده از امکان Versioning تولید و نگهدارى خواهد نمود.

در فضایی کوچک‌تر از یک کمد عادی بایگانی می‌توان اطلاعات یک سازمان بزرگ را نگهداری نمود، از چاپ نسخه‌های متعدد اسناد جلوگیرى نمود و سازمانى چابک‌تر را به وجود آورد.