فرآیندهای دستی بسیار وقت‌گیر هستند علاوه بر آن ضریب اشتباه در سیستم‌های جزیره‌ای به دلیل نگهداری اطلاعات در سیستم‌های مجزا و گوناگون بالاست. سیستم ERP می‌تواند این قبیل مشکلات را تا حدود زیادی کاهش دهد.
یک راهکار ERP از طریق اتوماتیک کردن فرآیندهای کسب و کار دقت و صحت اطلاعات را بهبود خواهد بخشید و گردش اطلاعات در سازمان را تسریع خواهد کرد، همچنین با ساده‌تر کردن انجام فعالیت‌های روزانه این امکان را برای کارمندان فراهم خواهد کرد که انرژی خود را صرف بر طرف کردن چالش‌ها و مشکلات پیچیده‌تر که نیازمند دقت بیشتری هستند، کنند.

سیستم ERP باید کاملاً یکپارچه باشد و قابلیت ادغام با سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) ، سیستم‌های گزارش گیری تحلیلی مالی و هوشمندی تجاری (BI) را داشته باشد. این قابلیت، قدرت تصمیم گیری مدیران یک شرکت را افزایش خواهد داد و مدیران دیگر نیازی به تمرکز بر روی تهیه زیرساخت‌های مناسب برای نگهداشت برنامه‌های مجزا و جزیره‌ای نخواهند داشت. با این تعریف سیستم ERP شرکت شما به طور کامل یکپارچه شده است؟
باید در یک سیستم ERP تمام داده‌های نرم افزار‌ها و فرآیند‌ها در یک مکان مشترک ذخیره سازی شود به گونه‌ای که کارمندان بتوانند هر زمان می‌خواهند به این داده‌ها دسترسی داشته باشند. این ویژگی بهره‌وری کارمندان شرکت را افزایش خواهد داد. سیستم ERP انتخابی شما این ویژگی را دارد؟
تنظیمات گردش کار یک روش آسان و سریع برای تغییر یا بازتعریف جریان اطلاعات و فرآیند‌ها در شرکت بدون صرف منابع بیشتر است و از فرآیندهای کنونی و آیندهٔ شرکت شما پشتیبانی می‌کند. راهکار ERP مورد استفادهٔ شما روشی ساده برای تغییر گردش کار در سازمان دارد؟

چند درصد از کارهای شما به صورت دستی انجام می‌شود؟
امروزه قوانین نظارتی گستردهٔ حاکم بر شرکت‌ها پیچیدگی‌های زیادی را برای آن‌ها ایجاد کرده است. برای مثال در حال حاضر در اروپا ۳ نهاد قدرتمند بر شرکت‌های صنعت شیمی نظارت می‌کنند، برای آن‌ها قوانین وضع می‌کنند و از آن‌ها گزارش‌های دوره‌ای می‌خواهند.
از دیدگاه بسیاری از شرکت‌ها مدیریت قوانین دولتی و نهاد‌های ناظر سخت و پر هزینه است. نه تنها انطباق دستی فرایندهای شرکت با این قوانین بسیار پر هزینه است بلکه می‌تواند منجر به اشتباه و تأخیر نیز شود.
فناوری موجود در شرکت شما به کاهش ریسک‌های انطباق با این قوانین نظارتی کمکی خواهد کرد؟ موضوعات و پرسش‌هایی که در ادامه می‌آید پاسخگویی به این سؤال را راحت‌تر خواهد کرد.

نبود شفافیت و وضوح کافی در ارتباط با شاخص‌های کلیدی کسب و کار منجر به اخذ تصمیمات ضعیف و نادرست خواهد شد که خسارت‌های مالی و از دست رفتن فرصت‌ها از نتایج این قبیل تصمیم گیری‌ها هستند. زمانی که گزارش گیری از اطلاعات موجود در سیستم شما کار پیچیده و غیرممکنی است و داد‌ه‌ها در سیستم‌های مختلف جزیره‌ای ذخیره می‌شوند، ممکن است فرصت‌های استراتژیک و حیاتی و بعضاً غیر قابل تکراری را از دست بدهید.
پیاده سازی سیستم‌های ERP که تمام اطلاعات و فرآیندهای شرکت شما را در یک محیط منسجم یکپارچه می‌سازد، اولین و مهم‌ترین قدم برای بهبود فرآیند تصمیم گیری در شرکت شما خواهد بود. همچنین بهره گیری از راهکار هوشمندی تجاری این امکان را برای کاربران فراهم می‌آورد که در کوتاه‌ترین زمان ممکن و به شیوه‌ای کاملاً مؤثر به تجزیه و تحلیل داده‌ها بپردازند.

یکپارچگی سیستم ERP با راهکار هوشمندی تجاری از مشکلات ناشی از وجود یک سیستم هوشمندی تجاری مستقل، انتقال و رفت و برگشت داده‌ها بین دو سیستم مجزا جلوگیری خواهد کرد. از دیگر مشکلات داشتن یک سیستم هوشمندی تجاری مستقل می‌توان به کاهش دقت و به هنگام بودن، پیچیدگی استقرار و دشواری آموزش کاربران اشاره کرد. حال این سؤال پیش می‌آید که:
– در شرکت شما راهکار هوشمندی تجاری با سیستم ERP یکپارچه است؟
یکپارچگی راهکار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) با سیستم ERP این امکان را برای شما فراهم می‌آورد که کنترل خوبی روی فروش، بازاریابی و فعالیت‌های مراقبت از مشتری در تمام بخش‌های شرکت داشته باشید.
– در شرکت شما راهکار یکپارچه شدهٔ مدیریت ارتباط با مشتری نرم افزارهایی شامل فروش، بازاریابی، خدمات پشتیبانی و راهکارهای موبایل را در راستای کمک به تیم فروش و پشتیبانی فعلی برای یافتن مشتریان جدید، انجام فروش‌های سریع‌تر و ایجاد روابط پایدار و مؤثر‌تر ارائه می‌دهد؟

بسیاری از شرکت‌ها به منظور دادن آزادی عمل به کارکنان و انعطاف پذیری بیشتر با شرایط آنان، پروژه‌های دورکاری را در شرکت خود اجرا خواهند نمود. در ‌‌نهایت این شرکت‌ها برای اجرای این پروژه به استفاده از سیستم‌های ERP ترغیب خواهند شد.
بستر امنی در سیستم‌های کنونی شما برای اتصال رایانه‌های لوحی و دیگر وسایل ارتباطی به آن تعریف شده است؟ به قابلیت‌هایی که در ادامه به آن اشاره می‌شود، توجه فرمایید:
– ویژگی Projections این امکان را برای شما و کارمندان شرکت فراهم می‌آورد که اگر به رایانهٔ شرکتی دسترسی ندارید، از طریق تلفن‌های همراه هوشمند و رایانه‌های لوحی به داشبورد هوشمندی تجاری دسترسی داشته باشید.
– سیستم سفارش‌ دهی به تسهیل فرآیند درخواست، خرید و ثبت آن‌ها کمک شایانی می‌نماید و مهندسان فروش با کمک این سیستم‌ها برای ثبت درخواست‌های خود تا پایان روز منتظر نخواهند ماند.
– کارمندان با بهره گیری از سیستم‌های انبار همواره اطلاعات دقیق و به روزی از موجودی کف انبار دارند و بدین ترتیب امکان ثبت داده‌های تکراری و اشتباه در سیستم از بین خواهد رفت.
– امنیت داده‌ها از طریق رمز گذاری، پروفایل کاربری امن، رمز عبور و ردیابی دقیق دارایی‌ها به کاهش خطرات بالقوه امنیتی کمک قابل توجهی خواهد کرد.
– طراحی یک رابط کاربری برای دستگاه‌های کوچک مانند تلفن‌های همراه هوشمند به نسبت اجرای یک وب سایت معمولی روی این دستگاه‌ها، تجربهٔ کاربری بسیار بهتری را ایجاد خواهد کرد.

توانایی تیم شرکت شما در ارتباط با شرکای تجاری در نقاط مختلف جغرافیایی و عقد قرارداد ساخت و تولید با آن‌ها و یا شخص سوم دیگری به عبارت دیگر برون سپاری برخی از فعالیت‌های شرکت باعث می‌شود آن دسته از انتظارات مشتریان که در داخل شرکت پاسخی برای آن نیست، برطرف گردد.
آیا فرآیند‌ها و سیستم آی تی کنونی شما به تسهیل همکاری با شرکای تجاری کمک می‌کند؟

قصد دارید کسب و کارتان را به خارج از مرزهای کشورتان گسترش دهید؟ آیا به دنبال کشف فرصت‌های جدید فروش به مشتریان در سطح جهانی هستید؟ یا اینکه یکی از نیازهای اساسی شرکت شما مدیریت فرآیند خرید محصول و خدمات از فروشندگان دیگر کشورهاست؟
آیا طراحی سیستم کنونی شما منطبق با گسترش و رشد کسب و کار در سطح جهانی است؟
به ویژگی‌هایی که در ادامه می‌آید توجه کنید:
یکی از موضوعات اساسی در حوزهٔ کسب و کار جهانی مبحث ارزهای جهانی است. لازم است که به منظور پیشگیری از زیان مالی ناشی از نوسانات نرخ ارز، استعلام نرخ ارز از فروشندگان یا تأمین کنندگان در هر مرحله از فرآیند سفارش دهی یا سفارش گیری انجام شود. کنترل نمایید که آیا در سیستم کنونی شما موارد زیر دیده شده است:
– امکان تبدیل بودجه و موارد دیگر به سایر ارز‌ها نظیر دلار، یورو، پوند و ین،
– قابلیت به روز رسانی سریع لیست قیمت‌ها با توجه به تغییرات نرخ ارز،
– قابلیت تهیه گزارش‌های تلفیقی با ارزهای انتخابی شما.
ویژگی چندزبانی این امکان را برای کارمندان شرکت فراهم می‌آورد که فعالیت‌هایشان را با زبان‌های انتخابیشان انجام دهند.
الزامات و قوانین نظارتی بین المللی باید با قوانین نظارتی حاکم بر کشور محل فعالیت شما تطبیق داده شود.